Kurumların
temel amacı pazar paylarını artırmak, verimliliği ve
karlarını yükseltmektir. Bu hedeflere ulaşmak için kurum
içinde pek çok bilişim çözümü üretilir. Operasyonel
sistemler, insan kaynakları uygulamaları, proje yönetimi, bütçe,
e-posta ve diğerleri. Dijital bilgi (işlem verileri,
belgeler, dijital dosyalar, e-posta, görüntü ve ses
dosyaları, web ve intranet sayfaları) üretimi geometrik
oranlarda artmaktadır. E-posta, kelime işlem belgeleri,
sunumlar, web sayfaları gibi dosyalar içerisinde saklanan
“yapısal olmayan” veriler, organizasyonlardaki verilerin
%80’ini oluştururlar.
Çığ gibi büyüyen
belgelerin araştırılması veya var olduğu halde bulunamayıp
yeniden hazırlanması için harcanan verimsiz zamanlar korkunç
boyutlardadır. “O rapor buralardaydı, ama şimdi bulamıyorum.”
şeklinde yakınmalara kurumlarda sıkça rastlanır. 1999 yılında
İngiltere’nin 200 önde gelen işletmesinin yöneticilerinin
katılımı ile yapılan bir araştırma sonucuna göre
“bilgi karadelikleri” nedeniyle bir yılda 17 milyar pound
yitirildiği hesaplanmıştır. Firma veritabanlarında, dosya
sunucularında ve masaüstü bilgisayarlarda saklanan bu
bilgilerin pek çoğu ve özellikle yapısal olmayan veriler
bilgi karadeliklerinde kaybolup gitmektedir.
Kurum
genelindeki bilgiyi kolay bulunabilir ve yararlanılabilir
hale getirmek ve bilgi karadeliklerini yok etmek amacıyla son
yıllarda kurumsal portal kavramı ön plana çıkmıştır.
Bu kavram literatürde, iş portali, kurum bilgi portali,
B2E (business to employee, işletmeden çalışana)
gibi adlarla da anılmaktadır.
Kurumsal
Portal Nedir?
 |
“Portal”
sözcüğüne “liman”, “ana kapı” gibi Türkçe karşılıklar
gösterilse de, diğer pek çok teknolojik terimde olduğu
gibi bu kavram da olduğu gibi dilimize yerleşmiştir. Peki,
nedir portal? Bu terim, pek çok içeriği bir arada
bulunduran internet siteleri için kullanılmaya başlanmıştır.
Internet portallerinde canlı haberler, söyleşi odaları,
e-posta, alışveriş, çeşitli rehberler ve bunlar gibi bir
çok etkinlik yer almaktadır. |
Portal kavramı
ilk kez, 15 Temmuz 1996 tarihinde MyYahoo!
kişiselleştirilmiş portal hizmetinin devreye
sokulması ile hayatımıza girmiştir. Bu sitede, kullanıcılar
kendi ilgi alanlarına göre profil oluşturmakta ve bu profil
doğrultusunda kendisine en güncel bilgiler aramaya gerek
kalmadan ulaştırılmaktadır. MyYahoo!
portali internet kullanıcılarında heyacanla karşılanmıştır.
Haberler, spor, hava durumu ve finansal bilgilerin tek bir
sayfada izlenebilmesi ve kişisel profillerin saklanarak, web
sayfasının her açılışında kullanıcıya ilgi alanına yönelik
en son bilgilerin verilmesi özellikleri sayesinde kullanıcıları
kendisine çekmiştir. MyYahoo! devreye alındıktan sonraki
üç ay içerisinde bu siteyi kullananların sayısında %56
artış kaydedilmiştir.
Internet
portallerinin Web tüketicileri üzerindeki dönüştürücü
etkisi gözlendikten kısa bir süre sonra kurumların iş
gereksinimlerine yönelik portal uygulamaları gündeme
gelmeye başlamıştır. “Kurumsal portal”
uygulamalarının çalışanların iş yaşamlarındaki
verimi inanılmaz boyutlara taşıyabileceği, işbirliğini
kolaylaştırıp kurum içindeki
sinerjiyi artırabileceği görülmüştür. Kurumsal
portaller birer intranet görevini görmekle birlikte müşteriler,
iş ortakları, satıcılar gibi dışarıya açılmak ve
extranet ortamları yaratmak da mümkündür.
Kurumsal
portaller, web portallerinden farklı olarak kurumla ilişkili
her türlü ve her kaynaktaki bilgiyi tek bir şemsiye altında
birleştirmektedir. İlişkisel veri tabanlarında saklanan
kayıtlar, kurumsal kaynak planlama paketlerindeki ve müşteri
ilişkileri uygulamalarındaki bilgiler, her tür yazı, ses
ve resim gibi çeşitli veri formatlarına yalnızca web tarayıcı
(browser) kullanılarak erişim müthiş bir esneklik sağlamaktadır.
Kurumsal
portaller, içerik erişimini organize ederler, fakat
verilerin hiçbirini bünyelerinde saklamazlar. Veriler her
zaman ana kaynaklarında bulunurlar. Örneğin, belgeler belge
yönetim sistemlerinde, çizimler CAD paketlerinde saklanırlar.
Kurumsal
portaller ile en fazla yararın, hızlı büyüyen ve agresif
yayılma stratejisi izleyen işletmelerde elde edildiği gözlenmiştir.
Kurumsal portal sayesinde işletmelere yeni alınan elemanların
çok kısa sürelerde etkin biçimde eğitilmesi mümkün
olabilmektedir.
Kurumsal
portaller, özellikle dağıtık yapıdaki ve çok sayıda çalışanı
olan işletmeler için ortak bilgi ortamı oluşturular. Üretilen
bilgiler ortak kullanıma açılarak diğerlerinin yararına
sunulur. Böylece bilginin tekrar üretilmesi azaltılmış
olur.
Araştırma
geliştirme (ARGE) çalışmalarının kurumsal portal ortamında
paylaşılması ile ürünler piyasaya daha kısa sürelerde
çıkarılabilmektedir.
Kurumsal
portal ile verimlilik artışı sağlanan bir başka alan, satış
destek amacıyla kullanımdır. Portallerin yaklaşık dörtte
biri satış destek amacıyla kurulmaktadır. Sahaya yayılmış
satış elemanları, her an yeni ürün, fiyat, pazar, müşteri,
rakip bilgilerine ulaşabilmekte, rekabet düzeyini yüksek
tutabilmektedir. Müşteriler de portalin olanaklarından
yararlanarak, kendi siparişlerini, servis taleplerini
girebilmekte, ürün, fiyat, stok bilgilerine erişebilmekte,
cari hesap durumlarını gözleyebilmektedirler.
|
Kurumsal
Portal’den Beklenen Yararlar
|
%
|
|
İlgili
bilgiye ulaşım olanağı
|
93.10
|
|
Verim
artışı
|
92.70
|
|
Son
kullanıcıya zaman tasarrufu sağlama
|
90.40
|
|
Daha
iyi ve hızlı karar verebilme
|
88.20
|
|
Çalışanlarla
etkili iletişim sağlama
|
83.40
|
|
Daha
etkin işbirliği yaratma
|
82.60
|
|
Kullanıcıların
varlığından haberleri olmadığı bilgilere erişmeleri
|
80.40
|
|
Rekabet
avantajı yaratma, sürdürme
|
80.00
|
|
Tedarikçiler
ve iş ortakları ile etkin iletişim
|
77.70
|
|
Bilgi
teknolojisi açısından ihmal edilmiş işleri azaltma
|
63.80
|
Kaynak
: Delphi Group, İş Portalleri:Genişletilmiş Değer Zinciri
İçin Çerçeve Çalışma, 2001
