STANDART OLARAK TÜM BİRİMLERDE KULLANILAN SistekTOTAL UYGULAMASI ÜZERİNDE YENİ PROJELER GELİŞTİRECEK
1998 yılında kurulan Kıraça Holding, kendisine bağlı 14 şirketle genel olarak otomotiv sektöründe faaliyet gösteriyor. Kuruluş oldukça genç şirketlerden oluşmakla birlikte, Koç Topluluğu’ndan hisse devriyle alınan Karsan ve Karsan Pazarlama otomotiv sektörü içerisinde uzun bir geçmişe sahip. Kuruluşun diğer faaliyet alanları ise, üretim ve dağıtım, yan sanayi grubu ve dış ticaret oluşturuyor.
Kıraça Holding Bilgi Sistemleri Yöneticisi Hakan Akmeriç, bilgi sistemleri konusunda yapılan çalışmalar hakkında şu bilgileri veriyor: “Amaçlanan, kuruluşa bağlı şirketlerin bilgi teknoloji ihtiyaçlarını karşılarken, çekirdek bir kadroyla ve dış kaynak kullanarak çalışmaktı. Bilgi sistemleri olarak faaliyet alanımızı üçe böldük; Operasyonel ve yönetimsel uygulamalar, donanım ve network altyapısı, grup sistemleri ve iletişim. Ayrıca Internet teknolojileri de belirlediğimiz diğer bir ana başlıktı. Bu ana başlıkları oluşturduktan sonra uygulamalara geçildi. İlk olarak teknik alt yapının oluşturulması gündeme geldi. Şirketlerimizin büyük bir bölümü yeni faaliyete başlıyordu. Dolayısıyla sıfır noktasında altyapıya ve bilgi teknolojilerine sahiptiler. Daha sonra, birimler arasında haberleşmenin sağlanması için iletişim altyapısını oluşturduk. Şu an tüm lokasyonlar arasında iletişim sağlanabiliyor ve bir Kıraça network’ünden bahsedebiliyoruz.
Teknik altyapıyı yönelik çalışmalardan sonra uygulama altyapısına geçtik.İhtiyaçların tespiti çerçevesinde hedefimiz, topluluğun tüm şirketlerinde ve faaliyet alanlarında standart olarak kullanılabilecek bir uygulama altyapısına geçmekti. Operasyonel ve yönetimsel bilgi sistemi olarak adlandırılan, entegre olarak çalışan bir uygulama ortamını kuruluş bünyesine getirmek istedik.
Topluluk şirketlerinin henüz büyümekte olan şirketler olmasından dolayı, iş ve bilgi akışındaki yapılanmaya paralel olarak bizimle birlikte büyüyecek ve gelişecek bir uygulama ile çalışmak istedik. Kalıcı çözüm arayışlarımızın uzun süreceğini tahmin ederek, geçici bir çözüme yönelmeye karar verdik. Fonksiyonel anlamda dar, fakat başlangıçta ihtiyaçları karşılayabilecek tarzda uygulama çözümlerini gündeme getirerek bunları devreye aldık. Buna paralel olarak 2000 yılı başına kadar hazırlanan master plan çerçevesinde, topluluğun bütün şirketlerinde uygulamaya konulacak olan kalıcı bir uygulama çözümü için bir plan hazırladık. Böylece geçici uygulama ortamını oluşturduktan hemen sonra, geçtiğimiz sene başında çalışmara başladık. Toplulukta belirlediğimiz temel strateji merkezi ve çekirdek bir ekibin oluşturulması ve üçüncü parti firmalarla işlerin yürütülmesiydi.”
Kıraça ile SistekTOTAL Birlikte Büyüyecek
Gerçekleştirilen bu çalışmalar sonrasında bir paket veya ERP çözümünü benimsemek yerine, kuruluşa bağlı genç şirketlerle birlikte gelişecek ve genişleyecek ve paket yazılıma yönelen Kıraça Holding, aldığı karar doğrultusunda Sistek firması ile çalışıyor. Firmanın seçilmesinde en büyük etken ise, Sistek’de geçmiş tecrübelerine dayanarak oluşturulan çözümlerin, paket mantığında biraraya getirilmesi. Bu nedenle Sistek’in Total olarak adlandırılan çözümünü uygulamaya alan kuruluş, geçen sene nisan ayında ortaklaşa belirlenen bir plan çerçevesinde implementasyon çalışmalarına başladı.
İlk aşamada holdinge bağlı Karsat firmasının üç ayrı lokasyonunda ve Karland firmasında SistekTOTAL‘n depo / lojistik, satınalma, satış, sipariş, cari, muhasebe araç satış ve stok modülleri devreye alındı. Daha sonra ise, merkez ofisin bulunduğu Acıbadem’de bulunan firmalar için sistemin mali modülü kullanılmaya başlandı. Ayrıca Karpej ve Kırpart firmalarında tüm ticari ve mali uygulamalar da takip edilebiliyor. Bununla birlikte üretim planlama ve kalite kontrol ile ilgili modüller de çalışıyor.
Neden ERP olmadı ?
ERP gibi bir paket çözüme yönelmeyip, kendileriyle birlikte gelişecek ve genişleyecek böyle bir uygulamayı tercih etmelerinin nedenini Hakan Akmeriç, şöyle açıklıyor: “İş akışı yöntemlerini daha yeni oluşturmaya başlayan bir şirket olarak, eğer implementasyon süreci içerisinde temel bir takım uygulamaları yeniden oluşturmak gibi bir faaliyette olsaydık, şu an bulunduğumuz noktaya gelemezdik. Çünkü, hemen hemen tüm ERP paketleri paket çözümler sunuyorlar. Bir anlamda kendinizi seçmiş olduğunuz paketin iş yapma tarzına adepte etmek zorunda kalıyorsunuz. Biz böyle bir sürece hazır değildik. Çünkü biz de tavrımızın nasıl olması gerektiğini henüz tespit etmemiştik.
Dolayısıyla tavrımızı belirlerken buna paralel olarak bilgi sistemleri başlığı altında çözümü de oluşturmamız gerekiyordu. Bu nedenle SistekTOTAL bizim için en uygun çözümdü. SistekTOTAL yazılımı özellikle depo yönetimi konusunda bilgi birikimine sahip. Sistemin içerisinde sadece bir takım ekran ve raporlamalar yer almıyor. Depo yönetimi başta olmak üzere, müşteri yönetimi gibi yönetimsel ve rasyonel anlamdaki ihtiyaçların hepsini ve operasyonların neticesindeki tüm raporlamaları içeren bir altyapıya sahip. Artık bu yapının üzerine faaliyetimizi genişletebilecek daha ne tip uygulamalar geliştirebileceğimizi tartışmaya başladık.”
Şu an SistekTOTAL uygulamasını kullanan Bursa’da 20, Acıbadem’de 15, Sarıgazi’de 50, Kartal’da 15 ve Ankara’da 10 olmak üzere toplam 110 kullanıcı bulunuyor. Yazılımla ilgili eğitimler için ikili implementasyon planı hazırlayan Kıraça Holding, modüllerin hazırlanması ve hazır olan modüllerin şirket lokasyonlarında test edilmesine yönelik bir plan çerçevesinde çalışmış. Eğitimlerin Sistek tarafından verildiğini ve eğitim sürecinde kullanıcı tarafında bazı sorunlarla karşılaşıldığını ifade eden Akmeriç, sözlerini şöyle sürdürdü: “Maalesef Türkiye’de iş başında eğitim almak konusunda, çalışanlar yetersiz kalıyorlar. Eğitimi veren nokta ne derece organize olursa olsun, eğitim alan taraf bu konuda yeterince sabır gösteremiyor. Konuya toplum olarak bu şekilde yaklaşıyoruz. Kıraça olarak biz de bundan nasibimizi aldık. Bu süreci nispeten daha kolay atlatmamızın nedeni Sistek’in daha sabırlı davranması oldu. Süreç içerisinde yetersiz kalınan durumlarda eğitimleri tekrarladık.”
